Getting Things Done – David Allen

Notatki / streszczenie

Metodologia GTD składa się z pięciu poniższych etapów:

  1. Gromadzenie – etap ten polega na zebraniu w jednym, fizycznym miejscu wszystkich spraw wymagających załatwienia. Zebrać należy przedmioty, artykuły, książki, zapiski, wydruki, pliki itd. – wszystko, czym kiedyś będziemy musieli się zająć. Może to być np. stos ułożony na dużym stole. Jeżeli czegoś nie da się umieścić w jednym miejscu (np. samochód do naprawy), należy zapisać to na kartce. To samo tyczy się spraw, które mamy w głowie, a nie mają formy materialnej, np. „zrobić badania okresowe”. Zebranie wszystkiego w jednym miejscu pozwoli nam ogarnąć ogrom spraw do załatwienia, ale jednocześnie oczyścić umysł z tzw. otwartych pętli (wszystkiego co zaprząta nam myśli) i zająć się analizowaniem.
    • Gromadzenie nie jest procesem jednorazowym – należy je wykonywać regularnie, z zastosowaniem tzw. inboxów (skrzynek spraw do załatwienia)
    • Inboxem może być korytko na biurku, skrzynka odbiorcza w programie pocztowym, katalog na dysku, lista otwartych zakładek itp.
    • Inboxów należy mieć tak mało jak to tylko możliwe, ale jednocześnie tyle ile jest nam niezbędne by utrzymać wszystkie wpadające sprawy
    • Każda otwarta pętla w głowie powinna się znaleźć w inboxie
  2. Analizowanie – na tym etapie oceniamy które ze spraw wymagają od nas jakiegoś działania. Jeżeli działanie to nie zajmuje więcej niż dwie minuty, wykonujemy je od razu. W przeciwnym wypadku umieszczamy na liście spraw na później, do uporządkowania (w punkcie 3) lub jeżeli to możliwe delegujemy komuś innemu. Wszystkie pozostałe sprawy rozdzielamy natomiast na trzy poniższe kategorie:
    • Kosz – wszystko co ani teraz ani w przyszłości nie wymaga od nas żadnego działania i może zostać usunięte.
    • Archiwum (materiały referencyjne) – miejsce na rzeczy, które nie wymagają żadnego działania, ale zawierają dane, które mogą się okazać przydatne w przyszłości (np. czasopisma, instrukcje obsługi itp.)
    • Kiedyś/może – miejsce na rzeczy, które chcielibyśmy kiedyś zrealizować (np. kurs językowy).
  3. Porządkowanie – polega na podzieleniu spraw do załatwienia na kategorie. Może ich być dowolna ilość, ale zalecane jest poniższe minimum:
    • Projekty – tematy złożone, wymagające realizacji wielu zadań (osobną kategorię mogą stanowić materiały pomocnicze do projektów, o ile nie trafiły do archiwum)
    • Najbliższe działania – zadania do wykonania w pierwszej kolejności. Mogą one zostać podzielone na dodatkowe listy, w zależności od kontekstu lub potrzebnych zasobów (patrz etap realizacji w punkcie 5.)
    • Oczekujące – to sprawy, w których oczekujemy na jakieś zdarzenie (np. wykonanie innego zadania, odpowiedź od kogoś, otrzymanie danych), na liście spraw delegowanych powinna się znaleźć informacja kto i kiedy powinien dane zadanie wykonać.
    • Kalendarz – wpisz do kalendarza zadania, które muszą być wykonane w określonym dniu lub godzinie oraz informacje, które będziesz potrzebował w danym dniu (np. przypomnienie o urodzinach).
  4. Przegląd – regularne przeglądanie listy uporządkowanych spraw z punktu 3. to najważniejszy element całego systemu. Bez niego cały system się sypie. Podczas przeglądu listy są aktualizowane i wybierane nowe zadania do wykonania w pierwszej kolejności.
    • Przegląd dzienny – polega na sprawdzeniu zadań wpisanych do kalendarza i uzupełnieniu ich możliwymi do realizacji zadaniami z listy najbliższych działań
    • Przegląd tygodniowy – zalecany do wykonania w piątkowy poranek – dobrze pamiętamy sprawy z tygodnia, a jeśli o czymś zapomnieliśmy to mamy jeszcze okazję by to załatwić w piątek. Oczyszczamy też umysł przed weekendem co pozwoli nam się lepiej zrelaksować. W przeglądzie tygodniowym dokonujemy działań opisanych w etapach 1-3 (gromadzenie, analizowanie, porządkowanie)
  5. Realizacja – podejmowanie zadań do realizacji w danej chwili. Na tym etapie należy unikać pułapki polegającej na zajmowaniu się sprawami, które pojawiły się nagle, a nie były zaplanowanie (np. mail lub telefon z czyjąś prośbą). Zadania warto podzielić i wykonywać w zależności od:
    • kontekstu (sytuacji bądź miejsca, w którym się znajdujemy, np. na mieście, w biurze, u klienta, przy komputerze)
    • czasu, którym dysponujemy (warto zacząć od zadań wymagających większej ilości czasu)
    • ilości wymaganej energii (warto zacząć od zadań wymagających większego skupienia)
    • priorytetu

Jeżeli chcesz otrzymywać powiadomienia o nowych wpisach na blogu zostaw swój e-mail.